Waarom heldere taal?

Bij een integrale aanpak van laaggeletterdheid hoort ook aandacht voor heldere communicatie. Direct Duidelijk helpt organisaties hiermee op weg.

Vaak is communicatie voor mensen niet duidelijk, waardoor zij niet goed begrijpen wat een organisatie hen probeert te vertellen. Dit geldt in het bijzonder voor laaggeletterden. Daarom is het van belang dat er binnen een aanpak laaggeletterdheid ook aandacht is voor heldere communicatie.

Heldere communicatie betekent niet dat alle teksten worden herschreven in eenvoudige taal. Heldere communicatie betekent dat je rekening houdt met de verschillende doelgroepen die jouw communicatie bereikt. Met behulp van ervaringsdeskundigen kom je erachter of jouw tekst, je woordgebruik of je beelden duidelijk zijn, voor iedere lezer.

Lees hier hoe je dat doet.

Alles over heldere taal

Direct Duidelijk zet op een rijtje wat duidelijke communicatie is:

communicatie waarin je zo goed mogelijk rekening houdt met je lezers. Welke vragen hebben je lezers over het onderwerp, welke informatie verwachten ze van je te krijgen, en wat weten ze al over het onderwerp? Verplaats je in je lezers en bedenk hoe je hen het best kunt helpen. In veel situaties help je mensen bijvoorbeeld beter door hen te bellen dan door een e-mail of brief te sturen.
communicatie die persoonlijk is. Als je je lezers persoonlijk aanspreekt, voelen ze zich ook meer “aangesproken”. Het gaat dan echt over hen en ze begrijpen beter waarom iets van belang is. Daarmee vergroot je de kans dat je lezers zullen doen wat je van hen verwacht.
communicatie waarin je zo helder mogelijk opschrijft wat je bedoelt. Gebruik begrijpelijke taal (eenvoudige zinnen en begrijpelijke woorden) en zorg ervoor dat je teksten een duidelijke structuur hebben. Zet de informatie voorop die voor je lezers het belangrijkst is: zo zorg je ervoor dat ze niet naar die informatie hoeven te zoeken.
communicatie waarin je je tekst ondersteunt met beeld. Bedenk bij welke onderdelen van je tekst je je lezers kunt helpen met plaatjes, filmpjes, enzovoort.

Op de website van Direct Duidelijk vind je verschillende tools die helpen bij het eenvoudiger maken van de communicatie. Je vindt er:

Tips voor schrijfwijzers en het herschrijven van teksten, beeldmateriaal en het maken van beleid.
Praktijkvoorbeelden van beleidsplannen, communicatieacties en plannen, schrijfwijzers en duidelijke teksten.
Relevante artikelen en rapporten met leerzame aanbevelingen en voorbeelden.

Bovendien kun je als ambtenaar hier gratis een account aanmaken om gebruik te maken van e-learningmodules, whitepapers en tutorials over duidelijke communicatie. Ook kunnen drie medewerkers van je organisatie de taalapplicatie Klinkende Taal gebruiken.

Het is bij duidelijke communicatie belangrijk om goed de doelgroep te bepalen, en hier het communicatiemateriaal op af te stemmen. Gemeente Breda ontwikkelde een schrijfwijzer, en geeft hierin een aantal tips:

Wat is de doelgroep? Wie zijn jouw lezers?
Wie wil je bereiken met het communicatiemateriaal (tekst, website, video etc.) ?
In hoeverre zijn laaggeletterden onderdeel van de doelgroep?
Wat gebeurt er als de lezer het communicatiemateriaal niet begrijpt?
Zijn er gevolgen voor de lezer als hij of het communicatiemateriaal niet begrijpt?
Praat met je doelgroep. En luister goed. Hiervoor kun je een testpanel opzetten.
- Hoe zeggen zij dingen?
- Welke woorden gebruiken zij?
Verplaats je in de situatie van de lezers.

Is de tekst ook bedoeld voor de doelgroep laaggeletterden? Maak het dan eenvoudig, duidelijk en begrijpelijk, zonder daarbij kinderachtige of kinderlijke taal te gebruiken. Bedenk: als het materiaal begrijpelijk is voor laaggeletterden, dan is het begrijpelijk voor iedereen!

Bekijk hier de volledige schrijfwijzer van gemeente Breda.

Werk als communicatieafdeling samen met een testpanel van ervaringsdeskundigen laaggeletterdheid. Een testpanel beoordeelt teksten op heldere taal. Zijn woorden niet te lang, zijn zinnen niet te ingewikkeld, is de opmaak van de tekst wel overzichtelijk genoeg? Het testpanel test brochures voor gemeentes, de bewegwijzering in ziekenhuizen, websites, formulieren van de overheid en meer. Het testpanel bestaat uit ervaringsdeskundigen laaggeletterdheid: mensen die zelf vroeger moeite hadden met lezen en die getraind zijn om kritisch te kijken naar teksten.

Alleen door het communicatiemateriaal te laten testen, kom je er achter of het écht duidelijk en begrijpelijk is. En door je bij het testen te richten op de doelgroep van laaggeletterden weet je zeker dat het materiaal uiteindelijk begrijpelijk is voor iedereen. Want als laaggeletterden het begrijpen, dan geldt dat voor iedereen.

Lees meer op Wat zijn testpanels?

Het zorgen voor communicatie in heldere taal lijkt in de eerste plaats een taak van de communicatieafdeling. Maar het is een onderwerp waar de hele organisatie mee te maken heeft. Daarom is het belangrijk dat er een organisatiebreed plan is op het gebied van communicatie waarbij werknemers van verschillende afdelingen hebben meegedacht. Bekijk hier goede voorbeelden van dit soort beleidsplannen.

Overweeg om een of meerdere communicatiemedewerkers aan te stellen als communicatiemedewerkers laaggeletterdheid. Zij kunnen zich verdiepen in de doelgroep laaggeletterden en aan de slag met het testpanel.

Zoek als communicatiemedewerkers contact met collega’s in het sociale domein, bijvoorbeeld met de beleidsmedewerker laaggeletterdheid en de coördinator van de ervaringsdeskundigen laaggeletterdheid. Hoe kunnen jullie samenwerken op het thema van laaggeletterdheid? Denk bijvoorbeeld aan:

ervaringsdeskundigen laaggeletterdheid uitnodigen om hun verhaal te vertellen aan communicatiemedewerkers om de urgentie en noodzaak van duidelijke communicatie te laten zien.
communicatiemateriaal, zoals websites en brieven, laten testen door een testpanel van ervaringsdeskundigen laaggeletterdheid. Is er al een testpanel, maar zitten hier geen ervaringsdeskundigen laaggeletterdheid in? Kijk of je het panel kan uitbreiden met ervaringsdeskundigen.

Heldere taal heeft daarnaast te maken met toegankelijke dienstverlening. Zoek daarom ook met deze collega’s de samenwerking op. Wat kunnen jullie met elkaar doen om het voor laaggeletterden in de regio eenvoudiger te maken?

Meer lezen over de verschillende taken en rollen? Kijk op Wie doet wat?

Video’s

Hoe ga je aan de slag met heldere communicatie? Bekijk de video’s:

Taalpanel Breda test leesbaarheid Amphia Ziekenhuis

BN DeStem deed verslag van het testen van bewegwijzering van het Amphia ziekenhuis. Onder aan het artikel vind je ook een leuke video met onder andere taalambassadeur Jolanda.

Direct Duidelijk: zo kan het ook!