In gemeente Enschede was de Direct Duidelijk campagne een mooie aanleiding voor Direct Duidelijk Enschede: een plan voor de hele organisatie over duidelijk communicatie.
Projectleider Direct Duidelijk Talissa Oude Bennink vertelt: “Helder schrijven was al een belangrijk onderwerp bij de gemeente vóór Direct Duidelijk. We hadden alleen geen plan voor de hele organisatie. Daar kwam begin 2019 verandering in met de start van Direct Duidelijk Enschede!”
“Als je de communicatie van de hele gemeente wilt aanpakken, is dat een grote cultuurverandering. Daar is een lange adem en geduld voor nodig, want je werkt eigenlijk aan een verandering in houding en gedrag. Dat wist ik voordat ik begon uit de gesprekken met bijvoorbeeld projectleiders van andere gemeenten die met dit onderwerp bezig zijn. Het is heel waardevol om deze kennis al te hebben voordat je met zo’n groot plan begint. Ga dus vooraf in gesprek met mensen binnen, maar ook buiten je eigen organisatie.”
“Het is belangrijk dat je steun hebt op de juiste plekken, bijvoorbeeld bij een directielid, een wethouder of een ander boegbeeld. En dat er minstens één persoon verantwoordelijk is zodat er aandacht is en blijft voor duidelijke taal.”
“We begonnen Direct Duidelijk Enschede met vier doelen en die hebben we nog steeds:
- Uitvoering: (her)schrijven van teksten in duidelijke taal.
- Zichtbaarheid: intern en extern aandacht geven aan Direct Duidelijk Enschede.
- Kwaliteit meten: inwoners vragen wat ze van de teksten vinden.
- Borging: de kennis in de organisatie benutten en behouden.”
“Uiteindelijk willen we met Direct Duidelijk Enschede bereiken dat begrijpelijk schrijven de hele organisatie is: dus dat het onderdeel is van de cultuur. Voor altijd want er zit geen einddatum aan (begrijpelijke) communicatie. In Enschede is het dan ook onderdeel van het werkproces. Hierbij gaat het overigens niet alleen meer over communicatie, maar over de hele dienstverlening.”
“We zijn in de uitvoering aan de slag gegaan met taalcoaches. In elk organisatieonderdeel is iemand als taalcoach aangesteld. Deze medewerkers volgen een training in begrijpelijk schrijven én leren hoe je teksten van collega’s op een goede manier van feedback kunt voorzien. Alle teksten gaan nu eerst langs een van de taalcoaches voordat ze de deur uit gaan. Zij beslissen over de toon, stijl en het taalniveau van de teksten. De taalcoaches hebben ook een ambassadeursrol: binnen hun organisatieonderdeel nemen ze direct collega’s mee in het verhaal en belang van duidelijke taal.”
“Werken aan zichtbaarheid gebeurt door acties als taalweken en interne festivals waarin duidelijke taal centraal staat. Zo combineer je het leuke met het leerzame. In februari 2020 organiseerden we bijvoorbeeld voor het eerst een Taalstrijd (geïnspireerd door Gemeente Utrecht) waarin inwoners, ambtenaren, raadsleden en taalvrijwilligers tegen elkaar streden.”
Video: Taalstrijd gemeente Enschede
“Om de kwaliteit van onze communicatie te meten, werken we met een lezerspanel. Dit doen we samen met Kennispunt Twente. We maakten zelf een vragenlijst op basis van onze Schrijfwijzer, het beheer en de analyses per test verzorgt Kennispunt Twente. Het lezerspanel bestaat uit leden van het EnschedePanel en via Alifa betrekken we laaggeletterden bij het lezerspanel. Alifa is een welzijnsorganisatie die scholing biedt aan laaggeletterden. Taalvrijwilligers van Alifa zorgen ervoor dat de vragenlijst toegankelijk en begrijpelijk is voor laaggeletterden. En zij begeleiden laaggeletterden bij het testen van de teksten.”
Sinds november 2020 werkt Talissa bij de Direct Duidelijk Brigade. Talissa: “Dit is een detachering voor een jaar en Joanne Nijhuis neemt mijn taken van het lezerspanel over. Joanne is een van de trekkers van Direct Duidelijk Enschede.”
Joanne Nijhuis, diagnoseadviseur Werk en inkomen bij gemeente Enschede: “De resultaten van de vragenlijst worden nog geanalyseerd, maar er zijn al een aantal concrete punten uitgekomen. De bijlage om bezwaar te maken bij een brief van onze afdeling Werk en inkomen bleek bijvoorbeeld te ingewikkeld. We werken daarom nu met een bijlage met icoontjes. En de artikelnummers vermelden we in de bijlage in plaats van de brief.”
